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Ridurre la burocrazia è possibile

Anche il secondo sondaggio dell’asmac sugli oneri amministrativi negli ospedali ha fornito nuove indicazioni. Particolarmente utili sono vari suggerimenti e idee su come ridurre il tempo che i medici dedicano a compiti amministrativi.

I medici dedicano molto tempo a lavori amministrativi. Direttive chiare e moduli di testo fanno risparmiare tempo nel lavoro di documentazione. Immagine: Adobe Stock/nenetus
I medici dedicano molto tempo a lavori amministrativi. Direttive chiare e moduli di testo fanno risparmiare tempo nel lavoro di documentazione. Immagine: Adobe Stock/nenetus

Riguardo alle problematiche attuali del settore sanitario esistono opinioni e punti di vista differenti, ma c’è un argomento sul quale tutti sono d’accordo: la burocrazia fa perdere troppo tempo, i medici sono troppo spesso al computer ed è necessario ridurre gli oneri amministrativi. Questo è anche uno degli aspetti emersi, tra l’altro, alla tavola rotonda organizzata dall’asmac con diversi operatori del settore sanitario.

Se l’obiettivo è ridurre l’orario di lavoro dei medici assistenti e capiclinica, dando una maggiore priorità al perfezionamento professionale e all’aggiornamento continuo, è inevitabile puntare su una riorganizzazione dei processi ospedalieri che riduca o elimini del tutto i lavori superflui o ridondanti. Solo così è possibile, ad esempio, implementare la settimana lavorativa di 42+4 ore senza necessità di personale e risorse aggiuntivi.

Individuazione di concrete possibilità di miglioramento

Per poterci fare un’idea più concreta dei campi in cui la burocrazia risulta più problematica, abbiamo svolto un primo sondaggio già nell’estate 2023. I risultati sono stati pubblicati nella primavera 2024. A quell’epoca non disponevamo tuttavia di esempi di storie di successo o, quantomeno, di indicazioni su come fosse possibile migliorare la situazione. Per questo, nell’estate 2024, abbiamo lanciato un secondo sondaggio sul tema, nel quale abbiamo chiesto di indicare anche concrete possibilità di miglioramento. Abbiamo ricevuto risposte da oltre 500 persone.

I sistemi informatici sono ottimizzabili

Con oltre il 50% di medici assistenti e ca. il 25% di capiclinica, i partecipanti al sondaggio rispecchiavano la struttura dei soci asmac. Alla domanda iniziale, se fosse disponibile un dispositivo per la dettatura efficiente, quasi una persona su tre ha risposto «No». Anche le risorse informatiche e i dispositivi IT sono stati giudicati insufficienti da ca. il 30% degli intervistati. Nelle altre domande sui dispositivi informatici, gli intervistati hanno criticato soprattutto i tempi di caricamento dei computer disponibili. Nelle domande a risposta aperta, è stato fatto spesso presente che i sistemi IT sono soggetti a frequenti crash. A titolo di esempio si può citare questa affermazione:

«I programmi si bloccano continuamente ed è necessario inserire tutto di nuovo. Se un’altra persona accede al documento, tutto ciò che era stato inserito fino all’ultimo salvataggio, viene cancellato. I sistemi invogliano a non svolgere il lavoro in modo accurato, perché ci vuole troppo tempo per tutto.»

Inefficienza del sistema per la registrazione dei medicinali

Anche per quanto concerne i medicinali, abbiamo sottoposto ai partecipanti alcune affermazioni di carattere generale chiedendo con quali concordano. L’affermazione generale secondo cui il sistema per la registrazione dei medicinali sarebbe inefficiente e richiederebbe troppi clic e quella sulla scomodità della procedura di registrazione dei medicinali non presenti nell’ospedale/nel sistema, hanno ricevuto oltre il 60% di consensi. L’aspetto positivo è che, nelle domande aperte, i partecipanti hanno anche citato molti ottimi esempi di miglioramenti già implementati. Ad esempio, molti hanno risposto che i medicinali prescritti frequentemente sono stati inseriti tra i preferiti per semplificarne la prescrizione.

Tanto lavoro per la documentazione

Anche riguardo alla documentazione esistono esempi positivi, ma non solo. Il quadro generale è abbastanza negativo: quasi due terzi degli intervistati ritengono che il lavoro di documentazione sia chiaramente eccessivo. Quali sono le ragioni? Il motivo più citato è la «mancanza di direttive uniformi per la registrazione di informazioni e dati», nonché la complessità della procedura per l’inserimento di una voce nel sistema (con il 55% ciascuno). Come ulteriori cause, i partecipanti hanno indicato la documentazione difensiva e la richiesta dei superiori di documentare ampiamente e in modo dettagliato (45%), nonché la mancanza di interfacce nel sistema con la conseguente necessità di inserire più volte le stesse informazioni (40%).

Nelle domande a risposta aperta, è spesso presente l’indicazione che vengono richiesti sempre più rapporti per casse malati e assicurazioni, nonché certificati medici. Inoltre, sono stati citati i registri (stroke, tumori, casi di morte ecc.) che spesso devono essere compilati manualmente in formato cartaceo.

Con direttive chiare si risparmia tempo

Sono emerse anche proposte concrete su come realizzare dei miglioramenti. Tra le citazioni più frequenti, c’è l’idea di formulare direttive chiare sul tipo di documentazione e sulla sua estensione, limitandola in generale al minimo e rendendo disponibili moduli di testo. Ci sono esempi di cliniche in cui questo metodo funziona bene. Molto spesso i partecipanti hanno espresso anche il desiderio di una «cartella clinica valida per tutta la Svizzera, alla quale tutte le cliniche possano accedere» o di un «sistema informativo ospedaliero (SIO) unico per tutta la Svizzera».

Su quest’ultimo punto abbiamo posto ulteriori domande specifiche. Un terzo degli intervistati ha risposto di lavorare in un ospedale in cui sono in uso diversi SIO. Quattro persone su cinque che lavorano in un ospedale di questo tipo hanno affermato che tali SIO non sarebbero compatibili tra di loro. Abbiamo inserito domande anche riguardo a corsi introduttivi e di formazione. L’80% dei partecipanti ha risposto di avere partecipato a un corso di questo tipo, ma solo in poco più di due terzi dei casi tale corso sarebbe stato utile almeno in parte.

SIO complicati

Alla domanda su quali elementi del SIO richiedano più urgentemente un intervento, il 70% ha citato la riduzione del numero di clic e l’introduzione di procedure standardizzate attivabili con un solo clic. Quasi lo stesso numero di persone (62%) ha indicato il miglioramento delle interfacce, affinché non sia necessario registrare più volte le stesse informazioni. Ecco un esempio tratto da una risposta:

«La chemioterapia somministrata viene documentata durante il trattamento, tramite registrazione nel SIO e, da parte del medico, in un sistema appositamente sviluppato. Nel peggiore dei casi è quindi necessario consultare tre banche dati per verificare se le informazioni sono sincronizzate e a che punto è il paziente... Nell’ambito della digitalizzazione sono stati introdotti sempre più tool che hanno causato un notevole aumento del lavoro o che non sono compatibili tra di loro.»

Ci sono però anche qui feedback positivi, come ad es. «Una volta imparato il funzionamento, il SIO XY è un buon sistema» oppure «Facile da utilizzare, pochi clic, una buona panoramica, curva completa e chiara». Abbiamo anche chiesto opinioni sui workshop per il miglioramento dei processi interni. Solo un quarto dei partecipanti ha indicato che sono stati organizzati workshop o altri eventi di questo tipo. Tra questi, la maggioranza ritiene che i workshop abbiano permesso di avviare cambiamenti positivi, ad es. una migliore ripartizione dei compiti o un metodo di documentazione più efficiente.L’ultima domanda del sondaggio riguardava i compiti che fanno perdere più tempo. Dall’analisi delle risposte emergono chiaramente due mansioni in testa alla classifica: la redazione di rapporti e il reperimento di informazioni sui pazienti (ciascuna indicata da oltre due terzi degli intervistati, vedi grafico).

Ora come si andrà avanti?

Complessivamente e in particolare grazie alle molte domande aperte che hanno prodotto input interessanti, dal sondaggio si possono ricavare alcuni spunti concreti da cui partire per ottenere miglioramenti e ridurre gli oneri amministrativi negli ospedali: ne abbiamo individuati alcuni che vogliamo portare avanti, anche in collaborazione con la FMH e altri operatori. Ad esempio, è risultato nuovamente chiaro che la cartella informatizzata del paziente (CIP) può potenzialmente sgravare i medici e che anche il programma Digisanté della Confederazione rappresenta un’idea sensata. L’asmac continuerà pertanto a impegnarsi in modo costruttivo in questi campi per sostenere nel modo migliore possibile questi progetti. È altrettanto chiaro che la documentazione è un argomento di portata enorme che alcuni ospedali e cliniche gestiscono meglio e con più efficienza di altri. Noi vogliamo trovare esempi positivi e renderli accessibili, affinché possano fungere da ispirazione per altri. Ulteriori possibili tematiche sono i registri – un campo, in cui appare possibile una semplificazione –, i SIO, nonché le richieste di informazioni da parte delle casse malati e per le garanzie di assunzione dei costi. Riguardo a questi temi continueremo a restare sul pezzo, anche per essere in grado di fornire agli ospedali idee su come risparmiare ore di lavoro a favore della conciliabilità, nonché del perfezionamento professionale medico e dell’aggiornamento continuo in campo medico.