Moins de bureaucratie: c’est possible!

Lorsqu’il est question des défis actuels dans le système de santé, les différents points de vue et opinions ne manquent pas. Il y a cependant un thème sur lequel tout le monde s’accorde: la bureaucratie occupe une place trop importante, les médecins sont trop souvent devant l’ordinateur, la charge administrative doit être réduite. Pour l’asmac aussi, c’était l’un des constats qui était ressorti, entre autres, des discussions lors de la table ronde avec différents acteurs de la santé organisée par l’asmac. Si l’on veut réduire la durée de travail des médecins-assistant(e)s et chef(fe)s de clinique, et accorder une plus grande priorité à la formation postgraduée et continue, il est vital de rationaliser les processus dans les hôpitaux et de réduire ou éliminer les tâches superflues ou redondantes. C’est la seule manière de, par exemple, mettre en œuvre la semaine des 42+4 heures sans pourcentages de postes et ressources supplémentaires.

Pour savoir plus précisément où se situent les problèmes en matière de bureaucratie, nous avons réalisé déjà en été 2023 un premier sondage, dont les résultats ont été publiés au printemps 2024. Ce qui manquait alors, c’étaient les histoires à succès ou du moins des pistes sur la manière d’améliorer la situation. Nous avons donc lancé un deuxième sondage sur le sujet en été 2024, dans lequel nous avons interrogé les participants sur les possibilités d’améliorations concrètes. Nous avons reçu des réponses de plus de 500 personnes.

Avec environ 50% de médecins-assistant(e)s et 25% de chef(fe)s de clinique, le cercle des participants représentait bien la structure des membres de l’asmac. Près d’une personne sur trois a répondu négativement à la question introductive de savoir si un outil d’enregistrement vocal était disponible. Environ 30% des personnes interrogées étaient d’avis que les ressources et l’équipement informatiques étaient insuffisants. Dans d’autres questions sur l’équipement informatique, les sondés ont notamment critiqué la lenteur des ordinateurs disponibles. Et dans les questions ouvertes, nombreux sont celles et ceux qui ont déclaré que les systèmes informatiques étaient souvent bloqués. Voici un exemple parlant:

«Les logiciels se plantent constamment et il faut encore une fois saisir toutes les données. Si une autre personne consulte un dossier, toutes les données saisies depuis la dernière sauvegarde sont effacées. Les systèmes nous encouragent à ne pas travailler avec minutie, parce que tout dure trop longtemps.»

Concernant les médicaments, nous avons formulé différentes affirmations et les participants pouvaient indiquer lesquelles ils approuvaient. Plus de 60% des personnes interrogées ont approuvé les affirmations selon lesquelles le système de saisie des médicaments était inefficace, requérait en général trop de clics, et que la saisie des médicaments qui ne sont pas disponibles dans l’hôpital ou le système était très pénible. Un point positif est que les participants ont également cité, dans les questions ouvertes, de nombreux bons exemples d’améliorations déjà mises en œuvre. Ainsi, beaucoup ont indiqué que les médicaments souvent prescrits étaient disponibles sous forme de favoris pour faciliter la prescription.

Pour la documentation aussi, il y a des exemples positifs, mais pas seulement. Le tableau général est plutôt négatif: près des deux tiers des personnes interrogées sont d’avis qu’elles doivent consacrer trop de temps à la documentation. À quoi cela est-il dû? Une majorité de personnes (55%) ont cité l’absence «d’instructions uniformes pour la saisie des informations et données» et le fait que la saisie dans le système est inefficace. Parmi les autres causes, les sondés ont cité la documentation défensive et la pression des supérieurs hiérarchiques de documenter en quantité et en détail (45%) ainsi que l’absence d’interfaces dans le système qui ont pour conséquence qu’il faut saisir les informations à plusieurs reprises (40%).

Dans les questions ouvertes, le fait de devoir de plus en plus souvent rédiger des rapports pour les caisses-maladie et assurances ainsi que des certificats médicaux figurait parmi les réponses les plus souvent données. Les registres (registre des AVC, du cancer, des décès, etc.) qui doivent souvent être remplis à la main ont également souvent été évoqués.

Nous avons cependant aussi reçu des propositions concrètes sur comment réaliser des améliorations. L’idée de rédiger des directives claires sur la nature et l’étendue de la documentation nécessaire, de limiter celle-ci au minimum et de mettre à disposition des éléments de texte a été citée à plusieurs reprises. Il existe des exemples de cliniques où cela fonctionne bien. Très souvent, les personnes interrogées ont aussi exprimé le désir de pouvoir disposer d’un «dossier du patient fédéral auquel toutes les cliniques pourraient accéder» ou «d’un système d’information clinique unique pour toute la Suisse». Nous avons posé des questions spécifiques sur ces systèmes d’information clinique (SIC). Un tiers des personnes a répondu que plusieurs SIC étaient en service dans leur hôpital. Quatre personnes sur cinq travaillant dans un tel établissement ont déclaré que ces SIC n’étaient pas compatibles. Nous les avons également interrogées sur l’introduction et la formation – environ 80% des personnes interrogées ont bénéficié d’une telle formation. Seulement deux tiers ont toutefois estimé qu’elle était utile.

À la question de savoir dans quel domaine du SIC il est urgent d’agir, 70% ont cité la réduction du nombre de clics ou l’introduction de processus standardisés qui peuvent être saisis avec un seul clic. Ils étaient presque aussi nombreux (62%) à citer l’amélioration des interfaces afin de ne plus devoir saisir plusieurs fois les mêmes informations. Un exemple de réponse:

«La chimiothérapie administrée est documentée par les médecins, par les soins dans le SIC et ensuite encore une fois par les médecins dans un système spécialement développé à cet effet. Dans le pire des cas, il faut donc consulter trois systèmes pour voir si toutes les informations sont à jour et savoir à quel stade du traitement le patient se trouve... Dans le cadre de la numérisation, on a introduit de plus en plus d’outils qui ont entraîné un surcroît de travail et qui ne sont pas compatibles.»

Nous avons cependant aussi reçu des retours positifs, tels que «Le SIC XY est un bon système, à partir du moment où l’on a appris à l’utiliser» ou «Très simple à utiliser, peu de clics, bon aperçu, courbe complète». Nous avons également posé des questions sur l’amélioration des processus internes. Seulement un quart des répondants a indiqué que de tels ateliers ou manifestations similaires avaient eu lieu. Parmi eux, la majorité était d’avis que cela a permis d’engager des changements positifs, p. ex. une meilleure répartition des tâches ou une documentation plus efficace. Le sondage s’est terminé par la question portant sur les processus les plus chronophages. Deux réponses arrivent en tête: la rédaction de rapports et la collecte d’informations sur les patients (citées par plus des deux tiers des personnes interrogées, cf. graphique).

Globalement et aussi grâce aux nombreuses questions ouvertes qui nous ont permis d’obtenir de précieuses indications, le sondage livre quelques points de repère montrant dans quels domaines il est possible de réaliser des améliorations et de réduire la charge administrative dans les hôpitaux. Nous en avons identifié plusieurs sur lesquels nous voulons poursuivre la réflexion, également en collaboration avec la FMH et d’autres acteurs. Ainsi, il est une fois de plus clairement apparu que le dossier électronique du patient (DEP) peut potentiellement apporter un soulagement et que le programme Digisanté de la Confédération est une idée judicieuse. L’asmac va donc continuer de s’engager de manière constructive dans ces domaines, afin de soutenir au mieux ces projets. Il apparaît aussi clairement que la documentation est un thème très important que certains hôpitaux et cliniques gèrent mieux que d’autres. Nous voulons trouver de bons exemples et les publier, afin qu’ils puissent être une source d’inspiration pour d’autres. Parmi les autres domaines où des améliorations semblent possibles figurent les SIC, les demandes de précision et les demandes de garantie de paiement des caisses-maladie. Nous restons mobilisés sur ces sujets, notamment aussi pour fournir aux hôpitaux des idées sur la manière de rendre les processus plus efficaces, afin de permettre une meilleure conciliation entre travail et vie privée, et de bénéficier d’une formation postgraduée et continue de qualité.