Überzeit korrekt erfassen und kompensieren

Zugegeben, der korrekte Umgang mit den Arbeits- und Ruhezeitvorschriften ist eine Herausforderung für die Dienstplanenden.

Ein nicht korrekter und nicht transparenter Umgang mit der Arbeitszeiterfassung und den Arbeitszeitsaldi, insbesondere der einmal entstandenen Überzeit, ist für die Assistenz- und Oberärztinnen und -ärzte in den Spitälern ein grosses Ärgernis und hat direkte Implikationen auf deren Wohlergehen und die Gegenleistung, auf die sie aufgrund der entstandenen Überzeit Anspruch haben. Arbeitgebende und Mitarbeitende sollten darum unbedingt ein Augenmerk darauf legen und den unterschiedlichen Umgang mit Überstunden und Überzeit kennen.

Definition: Überstunden sind Arbeitsstunden, welche die vertraglich vereinbarte Wochenarbeitszeit (Voll- oder Teilzeit) übersteigen.

Verpflichtung zur Leistung: Grundsätzlich haben Mitarbeitende nur das vertraglich vereinbarte Arbeitspensum zu verrichten. Ausnahmsweise sind sie zur Leistung von Mehrarbeit bzw. Überstunden verpflichtet, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind (Art. 321c Abs. 1 OR): Die Überstunden müssen notwendig und subjektiv zumutbar sein und die Bestimmungen des Arbeitsgesetzes (ArG) über die Arbeits- und Ruhezeiten eingehalten werden.

Bei medizinischen Notfällen und zur Wahrung des Patientenwohls dürfte diese Ausnahmesituation beim medizinischen Personal in den Spitälern häufig vorkommen. Dies setzt aber voraus, dass Überstunden überhaupt möglich sind, d. h. dass eine Sollarbeitszeit unterhalb der gesetzlichen Höchstarbeitszeit (siehe nachfolgende Ausführungen) vereinbart wurde.

Kompensation/Entschädigung: Im Idealfall können Mitarbeitende ihre Überstunden (zum Beispiel im Rahmen eines Gleitzeitsaldos) bei anderer Gelegenheit durch Minderarbeit kompensieren. Das setzt jedoch eine gewisse Zeitsouveränität an den Arbeitstagen voraus. Die Dienstplanung sollte nicht am Limit erfolgen. Eine monetäre Entschädigung für nicht kompensierte Überstunden erfolgt grundsätzlich zum Normallohn.

Eine Kompensation durch Freizeit und/oder eine Entschädigung kann bei gewissen Funktionen vertraglich oder reglementarisch ausgeschlossen werden, wenn ein solcher Mehraufwand betriebsüblich und daher bereits mit dem Grundlohn abgegolten ist. Bei Assistenzärztinnen und -ärzten in Weiterbildung (und damit ohne Kaderfunktion) ist eine Wegbedingung der Überstunden jedoch klar abzulehnen.

Definition: Als Überzeit gilt die Arbeitszeit, welche die gesetzliche Höchstarbeitszeit gemäss Arbeitsgesetz überschreitet. Das Arbeitsgesetz erlaubt bei Assistenz- und Oberärztinnen und -ärzten (unabhängig davon, ob im Voll- oder Teilzeitpensum tätig, aber unter Berücksichtigung von mehreren Beschäftigungen bei verschiedenen Arbeitgebenden) maximal 50 Arbeitsstunden pro Woche (Art. 9 ArG).

Die Arbeitgebenden sind verpflichtet, die Arbeitszeit der Mitarbeitenden erfassen zu lassen und über die entstandene tägliche und wöchentliche Arbeitszeit – inklusive Überzeitarbeit – ein Verzeichnis zu führen. Der maximale Überzeitsaldo für die einzelnen Mitarbeitenden ist auf 140 Stunden pro Kalenderjahr limitiert (Art. 12 Abs. 2 lit. b ArG). Die im Kalenderjahr entstehende Überzeit wird kumulativ im Überzeitenzähler erfasst. Dieser Überzeitenzähler reduziert sich nicht, wenn ein Teil der Überzeit bereits im laufenden Jahr durch Freizeit ausgeglichen worden ist.

Verpflichtung zur Leistung: Die arbeitsgesetzliche Höchstgrenze wurde zum Schutz der Gesundheit der Mitarbeitenden erlassen, weshalb Überzeitarbeit nur in absoluten Ausnahmefällen zulässig ist. Auch bei Assistenz- und Oberärztinnen und -ärzten ist Überzeitarbeit somit nur vorübergehend zur Aufrechterhaltung des Spitalbetriebes zulässig, nicht aber, wenn dem erhöhten Arbeitsanfall mit zusätzlichem Personal Abhilfe geschaffen werden könnte. Bei den Assistenz- und Oberärztinnen und -ärzten gibt es leider immer noch viele Arbeitsverträge mit einer Sollarbeitszeit von 50 Stunden pro Woche bei einem Vollzeitpensum. Das bedeutet, dass aufgrund der gesetzlichen Höchstarbeitszeit von 50 Stunden pro Woche eine Mehrarbeit nur bei absoluter Dringlichkeit erlaubt ist, wobei diese Mehrarbeit immer als Überzeit separat auszuscheiden ist.

Kompensation/Entschädigung: Um die Gesundheit der Mitarbeitenden zu schützen, schreibt der Gesetzgeber zwingend vor, wie mit der einmal entstandenen Überzeit zu verfahren ist, damit die Überzeitarbeit für die Arbeitgebenden möglichst unattraktiv bleibt. Das Arbeitsgesetz sieht daher vor, dass

Entsprechend darf der Überzeitsaldo nicht mit dem Gleitzeitkonto (Minus- und Überstunden) vermischt bzw. verrechnet werden. Eine Sollarbeitszeit von 50 Stunden lässt an sich gar kein Gleitzeitmodell zu, da planungsbedingte, unverschuldete Minusstunden (z. B. bei Einhaltung der Arbeits- und Ruhezeitvorschriften bei Nachtdiensten) den Mitarbeitenden nicht angelastet werden dürfen und die Überstunden bei einer Sollarbeitszeit von 50 Stunden pro Woche immer als Überzeit auszuscheiden sind. Entsprechend können negative und positive Zeitsaldi gar nicht fortlaufend über die Wochengrenzen hinaus miteinander verrechnet werden.

Zulässig ist eine Kompensation bzw. ein Ausgleich der Überzeit nur mit später entstehenden Minusstunden, wenn Mitarbeitende dieser Kompensation im Einzelfall zugestimmt haben. Das Verrechnen von Überzeit mit früher entstandenen Minusstunden ist in jedem Fall ausgeschlossen, weil die Kompensation nur im Nachhinein erfolgen kann und nicht auf Vorrat (siehe nachstehend zitiertes Gutachten Geiser).

Der Ausgleich in Freizeit hat in einem angemessenen Zeitraum zu erfolgen. In Art. 25 Abs. 2 ArGV1 wird dies dahingehend konkretisiert, dass der Ausgleich von Überzeitarbeit durch Freizeit innert 14 Wochen vorzunehmen ist. Die Parteien können diese Frist allerdings einvernehmlich auf maximal 12 Monate ausdehnen. Die Verlängerung des für die Kompensation vorgesehenen Rahmens kann auch in allgemeiner Form und im Voraus vertraglich erfolgen.

Da der Umgang mit den Arbeitszeiten immer wieder Anlass zu Diskussionen zwischen Spitälern und dem vsao gegeben hat, hat der vsao Schweiz bei Prof. em. Dr. iur. Dr. h.c. Thomas Geiser, einem in Juristenkreisen bekannten Arbeitsrechtsexperten, ein Gutachten zum korrekten Umgang mit den Arbeitszeiten in Auftrag gegeben. Darin wird explizit festgehalten, dass Arbeitgebende verpflichtet sind, die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden klar und wahrheitsgemäss zu dokumentieren (auch wenn die konkrete Arbeitszeiterfassung an die Mitarbeitenden delegiert wurde). Dabei muss festgehalten werden,

Die Mitarbeitenden müssen bei jeder einzelnen Kompensation von Überzeit zustimmen, dies kann nicht im Voraus in allgemeiner Form erfolgen. Entsprechend ist es nicht möglich, im Arbeitsvertrag oder gar in allgemeinen Anstellungsbedingungen, die als Bestandteil des Arbeitsvertrages bezeichnet werden, den Arbeitgebenden das Recht einzuräumen, einseitig die Kompensation anzuordnen.

Grundsätzlich können Mitarbeitende nach ihrem freien Ermessen entscheiden, ob sie dem Ausgleich durch Freizeit an einem bestimmten Zeitpunkt zustimmen wollen oder nicht. Eine Einschränkung dieser freien Entscheidung ergibt sich hingegen aus der arbeitsvertraglichen Treuepflicht. Mitarbeitende haben nicht nur die übertragene Arbeit sorgfältig auszuführen, sondern auch die berechtigten Interessen der Arbeitgebenden in guten Treuen zu wahren. Dazu gehört auch, dass die Zustimmung zum Zeitausgleich nicht grundlos verweigert werden darf, sondern Mitarbeitende beim Entscheid die berechtigten Interessen der Arbeitgebenden berücksichtigen müssen. Im Sinn der arbeitsgesetzlichen Bestimmung ist der Ausgleich in Freizeit höher zu gewichten als eine finanzielle Entschädigung. Ein allfällig monetäres Interesse der Mitarbeitenden (d. h. lieber die Entschädigung mit Zuschlag zu erhalten) ist demnach kein berechtigter Beweggrund, die Zustimmung zum Freizeitausgleich zu verweigern. Sehr wohl können aber Mitarbeitende die Zustimmung zum Ausgleich an einem bestimmten Zeitpunkt verweigern, weil die Freizeit zu diesem Zeitpunkt nicht die Erholung bietet, die als Ausgleich notwendig ist. Welcher also der richtige Moment für den Ausgleich ist, liegt in der subjektiven Beurteilung der jeweiligen Mitarbeitenden, weshalb es in jedem Individualfall die Zustimmung der Mitarbeitenden zum konkreten Ausgleich braucht.

Organisatorisch kann dies so ablaufen, dass Arbeitgebende den Mitarbeitenden den Dienstplan mit einer Kompensation in Freizeit senden und die Mitarbeitenden diesen stillschweigend annehmen oder ohne Verzug einwenden, zu dieser Kompensation nicht bereit zu sein. Arbeitgebende können daraufhin den Dienstplan ändern oder daran festhalten. Halten sie ohne die (stillschweigende) Zustimmung der Mitarbeitenden am Dienstplan fest, ist mit der eingeplanten Freizeit die Überzeit nicht kompensiert und muss entweder später noch kompensiert oder mit Zuschlag ausbezahlt werden.

Als Freizeit gilt folglich jene Zeit, während der sich Mitarbeitende nicht zur Verfügung der Arbeitgebenden halten müssen und über die sie vollständig frei verfügen können. Bereitschafts- und Pikettdienst können in diesem Zusammenhang daher nicht als Freizeit gelten. Eine Kompensation muss nicht in ganzen Halbtagen oder gar grösseren zusammenhängenden Einheiten erfolgen. Eine entsprechende gesetzliche Regelung ist nicht nötig, weil die Kompensation nur im gegenseitigen Einverständnis möglich ist. Mitarbeitende können somit sehr wohl selbst bestimmen, welches Mindestmass an zusammenhängender Freizeit notwendig ist, damit der gesundheitliche Ausgleich tatsächlich möglich ist.

Hinweis: An den meisten Spitalstandorten hat es in der Parametrierung des etablierten Zeiterfassungs- und Dienstplanungssystems einen Fehler drin, der dazu führt, dass Überzeit fortlaufend mit Minuszeit verrechnet wird. Diese Parametrierung führt dazu, dass die Überzeitguthaben sinken, ohne dass ein vereinbarter Ausgleich durch Freizeit erfolgt ist. Dies ist nicht korrekt, das haben auch viele Spitäler erkannt. Der vsao und gewisse Spitäler versuchen, diese falsche Parametrierung beim Anbieter des Zeiterfassungsprogramms korrigieren zu lassen.

Für den vsao ist der nicht korrekte Umgang mit dem Überzeitabbau ein Nulltoleranzthema. Wir rufen die Mitglieder explizit dazu auf, uns oder den vsao-Sektionen die Kliniken zu nennen, die nicht korrekt mit den Überzeitsaldi umgehen und nicht gewillt sind, sich dieser Problematik anzunehmen. Bitte macht die entsprechenden Meldungen über die Meldestelle www.meldestelle-vsao.ch. Vielen Dank!