«La priorité aux actes et aux améliorations tangibles»

Pour être précis, j’ai exercé la fonction de directeur ad intérim en tant que conseiller d’entreprise externe de janvier à mars 2024. Je suis officiellement directeur depuis le 1er avril 2024. Je ne viens pas du secteur médical. J’ai suivi des études de gestion d’entreprise, ensuite j’ai obtenu un Executive Master of Business Administration, EMBA, et puis travaillé pour différentes grandes et très grandes entreprises. Au cours des dix dernières années, j’ai œuvré dans une entreprise internationale de conseil. Ce n’est que l’année dernière que j’ai commencé à travailler auprès d’une entreprise de conseil suisse qui a accepté le mandat de l’ISFM. C’est ainsi que j’ai obtenu le mandat de directeur ad intérim avec pour mission d’entamer une réorganisation et de pourvoir la nouvelle direction. La collaboration avec la direction et le comité s’est très bien passée dès le début, ce qui m’a finalement amené à reprendre définitivement le poste de directeur.

Nous avons déjà réalisé certaines améliorations ponctuelles, mais nous n’avons pas encore atteint les objectifs fixés. L’environnement a évolué. Il y a de plus en plus d’exceptions, la complexité a fortement augmenté. Des mesures pour parvenir à maîtriser la situation ont déjà été prises par le passé. Sur ce chemin, l’ISFM a subi des revers, par exemple en 2021 lorsque plusieurs départs ont réduit la taille de l’équipe en charge des demandes de douze à seulement huit personnes. Comme nous n’avons jusqu’ici pas pu pourvoir tous les postes vacants, il y a eu d’importants retards qui ont provoqué un rallongement considérable de la durée de traitement.

Non. C’est pourquoi nous tentons d’aborder la situation dans son ensemble en procédant à une vaste réorganisation de l’ISFM. Les problèmes qui ont occasionné un allongement de la durée de traitement des demandes sont complexes. Le logbook électronique ne représente toujours pas la solution optimale, ni pour nous ni pour les médecins, notamment parce que l’on n’a rien entrepris pour améliorer le processus global, pour automatiser certaines étapes. Le logbook électronique actuel n’est donc pas suffisamment intuitif et représente davantage un obstacle qu’une simplification. Nous sommes en train de réaliser une optimisation complète des processus. Nous relevons tous les processus et les analysons pour augmenter l’efficience. Cette étape est également importante pour une future numérisation de l’ensemble de l’organisation. Nous devons comprendre les processus, les optimiser, et ensuite nous pourrons décider comment nous voulons nous développer.

En même temps, nous remettons en question la structure de l’organisation et recherchons d’éventuelles synergies. Jusqu’ici, l’ISFM fonctionnait sur une base très statique et n’était pas orienté sur le marché. Nous voulons donc davantage nous orienter sur nos parties prenantes, en particulier les médecins-assistant(e)s, les établissements de formation postgraduée et les médecins spécialistes soumis à l’obligation de formation continue, mieux tenir compte de leurs besoins et faire preuve de plus de flexibilité.

Dans la communication, nous voulons aussi nous améliorer. Nous élaborons actuellement un concept dans le but de communiquer régulièrement avec nos parties prenantes. Nous essayons donc de réorienter l’organisation à différents niveaux.

Nous engageons actuellement beaucoup de moyens dans les processus. Nous sommes aussi très actifs dans le recrutement dans le domaine des diplômes. Je pars donc du principe que les premières améliorations seront déjà perceptibles au quatrième trimestre. Le domaine des diplômes est très important pour nous, car il fait figure de référence. Nous analysons cependant encore d’autres domaines à l’ISFM.

Jusqu’à présent, ce sont en premier lieu des mesures immédiates qui ont été prises, même si celles-ci n’ont que partiellement déployé l’effet souhaité. Il ne faut pas oublier que c’est un environnement complexe. Il y a un mandat de la Confédération et des standards de qualité à respecter. Nous ne pouvons donc pas tout changer de notre propre chef. Cette vaste réorganisation devrait cependant permettre de réaliser des améliorations tangibles. Nous avons déjà fait des progrès. Nous avons pu stabiliser la durée de traitement des demandes de diplôme à 120 jours, du dépôt de la demande jusqu’à l’octroi du titre. Par le passé, cette durée atteignait parfois 140 jours. Nous voulons continuer de raccourcir cette durée et sommes satisfaits d’avoir au moins pu la stabiliser.

L’ISFM a formulé des exigences claires qui sont vérifiées lors de l’accréditation ou de la réévaluation d’un établissement de formation postgraduée. S’il s’avère que la formation postgraduée est insuffisante, nous pourrions en principe retirer l’accréditation. Cela signifierait que cette clinique ne pourrait plus engager de médecins en formation postgraduée, étant donné que la période de formation postgraduée ne pourrait plus être reconnue pour le titre de spécialiste. Ici aussi, nous avons des processus trop fastidieux que nous analysons actuellement. De l’autre côté, nous avons montré avec notre notice sur la formation postgraduée, dont le Journal asmac a déjà rendu compte, qu’une part importante de la formation postgraduée peut aussi être intégrée dans le travail clinique. Pour y parvenir, il faut cependant avoir les bons médecins dans des positions dirigeantes qui supervisent ces activités aussi appelées Entrustable Professional Activities. Il s’agit également d’améliorer la culture d’enseignement et d’apprentissage dans de nombreux établissements de formation postgraduée. Nous y travaillons avec les cours Teach the teachers et une sorte de label de qualité pour les experts en formation médicale.

C’est un projet de très grande envergure qui vise un changement de paradigme. La formation postgraduée ne se focalise plus sur le nombre d’années de formation postgraduée, mais davantage sur la question de savoir si les médecins disposent des compétences nécessaires. La collaboration avec les sociétés de discipline fonctionne très bien. Nous avons aussi différents hôpitaux-pilotes dans lesquels nous testons les EPA standard déjà disponibles. Le projet s’inscrit toutefois sur le long terme. Les médecins-assistant(e)s n’en ressentiront probablement pas les répercussions avant 2030.

Nous devons faire preuve d’ouverture, faire notre autocritique et reconnaître nos erreurs. Nous cherchons donc le contact avec l’asmac, les établissements de formation postgraduée et les sociétés de discipline afin d’instaurer un dialogue. Nous voulons identifier les besoins afin de nous améliorer. Une attitude proactive nous aidera dans cette entreprise, car elle permettra de réduire les demandes en retour. Au final, notre objectif est de garantir une formation postgraduée et continue de qualité. Pour l’atteindre, nous avons besoin d’une communication active. Nous sommes sur la bonne voie, même s’il faut encore faire preuve d’un peu de patience et je suis conscient qu’il faut maintenant donner la priorité aux actes et aux améliorations tangibles.